中国医药集团联合工程有限公司是由原国家药品监督管理局直属的重庆医药设计院和武汉医药设计院两家甲级设计院组建成立的,现隶属于中国医药集团总公司。

公司主要从事医药、食品、化工、电子工程、环境工程、专用实验室、医院建筑等行业的工程技术服务,是一个以设计为龙头,为业主提供工程咨询、工程设计、项目管理、专用设备安装晋城办证、工程总承包等工程建设全过程技术服务的综合性工程公司。

公司荣获国家、省部级优秀工程咨询、工程设计和科技进步等各项奖项80余项,其中国家优秀设计奖10余项,居医药工程服务行业首位。


1. 项目概况

2013年5月,中国医药集团联合工程有限公司在全国范围内进行了供应商的严格考察和综合实力的评比,在全方位考察了咨询、设计、开发、培训以及服务方面后,最终选择了在工程设计行业管理信息系统行业内已有十年丰富实施经验的上海金慧软件公司作为信息化长期战略合作伙伴。项目历程如下:

◆ 2013年7月初,金慧软件启动了对中国医药集团联合工程有限公司图档管理系统需求的调研,调研对象包括信息中心、档案室、设计部门等,并于2013年8月完成详细需求报告并签字确认。

2013年8月初至2013年10月中旬,金慧公司根据需求设计完成系统功能开发,并于2013年10月底完成系统测试以及对测试问题的反馈修改。

2014年3年,在经过前一阶段的系统反馈、修订后,系统装载正式业务数据开始运行,并于2014年9月正式上线。

目前系统运行情况十分顺畅,中国医药集团联合工程有限公司利用该系统进行成果收集入库、验收整编、检索利用、成果借阅、封存销毁一系列的管理,该系统已经成为中国医药集团联合工程有限公司日常工作中不可或缺的管理系统。

目前累计已有(统计数据截止至2015年中旬):

33258份图纸通过系统成功进行了收集;

7261份word、excel文件通过系统成功进行了收集;

系统中共走过3203个打印单流程、2467条入库单流程、697条晒图单流程;


2. 系统价值

1) 多类型文档自动归档,确保资源全面入库

系统与CAD、WORD、EXCEL集成,在CAD、WORD、EXCEL内嵌操作面板,为设计人员提供熟悉的工作环境,在不改变设计人员操作习惯的前提下,可快速收集图纸、WORD、EXCEL类型文档,并根据文档的属性,自动将文档收集入库。


2) 确保电子文件与实物文档一一对应

设计人员在进行WORD、EXCEL文件编制时,从模板库中选择对应扉页模板然后进行编制,编制完成后,选择打印时,系统自动对应在扉页中写入条形码,通过条形码对文件的唯一性进行标示,确保归档的纸质与电子文件一一对应。当WORD、EXCEL 修改某页内容后,打印修改页和封面,系统也会生成新的条码,保证打印的文件和上传到服务器文件条码一致。

设计人员在进行CAD电子文件收集打印时,无论是单张图纸打印还是多张图纸打印,乃至多文件批量打印,系统在打印过程中,均自动的对于CAD电子文件进行分析,然后根据企业的编码规则,生成条码后自动嵌入到图框中的指定位置处。即便是同一个图号的图纸,多次打印过程中系统将自动更新条码,保证最新版本的电子文件可与实物图纸一一对应。

3) 实用的查询功能,便于成果共享与复用

支持多条件的复杂查询以及全文检索功能,根据查询条件及关键字快速搜索、快速定位,并支持在线浏览,便于成果共享与复用。


3. 建设过程体会

1) 规范程度高,利于文档快速收集

文档的自动收集和归档,需要公司制定规范化、标准化的文档收集模板,以方便文档属性的的录入、提取、批量修改以及文档归档时的自动整编入库。中国医药集团联合工程有限公司具有高标准化的文件模板,这也是其公司能快速推广和高效使用文件收集功能的重要原因之一。


2) 严把“需求方案”质量关,确保系统的架构和质量

在本项目软件需求分析过程中,档案管理部、设计管理部、各专业设计室和信息技术部领导以及相关人员,全程参与项目的调研过程,并在调研过程中提出很多新的建议和意见,对方案的形成完善起了很大的作用。需求分析报告要经过各部们领导签字认可,在最后定方案阶段主要院领导也参加并听取需求方案汇报。确保需求方案的质量。


3) 领导重视,帮助系统全面推广

在项目上线推广阶段,中国医药集团联合工程有限公司领导经常在生产办公会议上强调信息化建设的重要性。管理系统建设必然涉及到工作习惯的调整和变革,所以一定会带来原有部门和人员对工作习惯改变的疑惑,处理好这些问题除了尽量保持原操作习惯的同时一定需要公司高层管理者的大力支持、参与、协调,这才有利于整个系统全面的推广。