在企业的生产、经营和管理工作中时常会出现这样一种情况：一个企业 在技术或管理工作上经常是依赖于少数几个骨干力量，一旦出现突发事件或 技术问题而骨干人员又不在场，那么整个企业恢复正常所需时间就会大大延 长，或者某些骨干因各种原因离开这个岗位，则该企业的技术力量就会在随 后的一段时间里一定程度地被削弱。
由于历史原因及行业特点, 国内的设计行业大多存在人员结构不合理、人员素质掺差不齐、标准化低、 科技成果推广慢的问题, 因而上面提到的现象在勘测设计行业的各设计院也很突出, 经常是某些项目的某些问题非要特定的某个人才能解决，而如果此人因故不能及时到场，问题就不能得到及时的解决，直接的后果是影响工程进度，更严重的是使客户满意度下降，影响企业形象和信誉，为今后与该客户的进一步合作及争取新客户的工作造成非常不利的影响。同时，由于什么事都要由几个特定的骨干去做，其它人帮不上忙，造成企业 内人员忙闲不均，忙的人越来越忙， 闲的人却越来越闲，时间一长，形成恶性循环。对一个企业来说，这种现象在当前市场经济竞争如此激烈的环境下风险很大，一旦人被挖走，后果将十分严重。
如何缓解企业的这个矛盾，解决这个困难呢？首先，在行政上，当然主要靠企业的领导从未来发展战略的高度建立企业文化，提倡企业精神，制定出一套与企业发展战略相一致的行之有效的人 才规划和配套的管理措施，包括人才的引进、发现、培养、使用，在企业内形成一人多岗、 一岗多人的用人体制；另一方面，在技术上，利用信息技术构建信息平台,将知识管理的理念运用到企业。
事实上，人员技术水平的发展的不平衡是绝对的，但是如何能将这些骨干的个人知识完整转化为企业或者部门的知识，实现知识的共享和再利用，从而减少企业或者部门的命运 掌握在少数几个关键知识所有者手里的风险，提高企业或者部门的应变能力和反应速度，提高生产效率、保障企业的正常运行呢？采用信息化的手段，将“知识管理”融入企业日常管理可以帮助企业实现这一目标。
一、知识管理与信息化的关系
企业对信息化系统的要求已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人， 使他们采取最合适的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识”。这就对企业的信息化系统提出了更高的要求，希望该系统的核心是知识。理想的信息化系统不仅要实现是文件和数据的静态管理，模拟和实现工作流的自动化，更重要的是要模拟和实现工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。
系统应具有以下几个特点：
* 广泛信息的集成；基本包含该企业运行所需的全部信息资源。员工可以通过系统方便地了解企业当日的最新消息、工作内容、完成这些工作所需要的知识和资源等。
* 知识门户的构造；通过这一门户，任何员工都能实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的门户，也就是说，企业知识门户为企业员工提供了一个单一的入口。实际上，信息集成还是知识门户建设都是知识管理的要素。因此，理想的信息化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。一旦这样的一个系统建成，将给企业带来以下好处：
* 能够提高企业和部门的响应能力、创新能力、技能素质和生产效率；
* 增加企业和部门的整体知识的存量与价值；
* 促进企业和部门内部的知识流通，提升成员获取知识的效率；
* 指导企业和部门知识创新的方向；
* 协助企业和部门发展核心技术能力；
* 有效发挥企业和部门内个体成员的知识能力与开发潜能；
* 提高企业的生产和管理效率；
* 极大地提高企业的生存能力和竞争能力；
二、建设以知识管理为中心的信息化系统
在知识管理方面，企业首先从显性知识的管理入手，可以完成以下几个方面的信息共享；工程图纸、文档、ISO表单、规程规范、信息专题库、有效软件、体系文件、法律法规、自定义标准库、电子规范、动态信息库等。
这些方面的完成，不但极大地提高了企业显性知识的共享水平，使广大的设计和管理人员可以随时方便的浏览、下载所需要的资料，而且实现了电子借阅、审批、还可以进行分类统计、查询，分析，为提高各种知识的利用率和信息部门改进知识管理系统的效率打下基础。
例如：通过知识管理的各种模块如图档管理、规程规范、信息专题库提供的查询和自动统计功能，知识管理的具体实施部门信息中心可以知道某个阶段某类知识的需要和浏览人数，从而了解工程设计人员或管理人员在那些时间对那些知识和信息感兴趣，为信息中心进一步增加整个信息系统的知识量和知识面提供指导依据。同时，信息中心可以根据这些查询和统计的结果有针对性地向相关的生产和管理人员提供他们在某个时间段内所急需的知识，把被动地等待变成主动地提供，大大减少生产人员用于搜寻和获取知识所需的时间。
在隐性知识方面，通过提供实时沟通工具如：专业论坛、讨论室、视频会议、资料互提、项目主页、专业室主页、协同设计环境等，使企业的生产和管理人员能在生产和工作的 各个环节随时得到帮助，最大限度地提高生产率和产品质量。
例如：某专业人员在应用某有效软件进行设计时，若对该软件的性能、使用方法、技巧等有问题，便可以通过一个链接直接进入相关的专业网站或专业论坛，这里有可搜集到的 与该软件有关的所有知识，包括使用说明、使用实例、使用经验、使用技巧、问题讨论、问题求助、专家解答等。有了这样一个知识管理的环境， 有经验的人可以随时把自己的知识、 经验、心得、体会等往该系统环境里放，需要的人则可以随时到该环境里取或进行求助，久而久之，该知识管理系统的信息量及科技含量就越来越多，价值就越来越高，交流也就会越 来越广，实现了在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，不但可以避免重复错误和重复工作，提高生产率，最重要的是使个别专门人才的经验、知识及 科技成果为整个企业所有人员所用， 因而设计出来的产品始终代表企业的最高水平，而与该产品的设计人基本无关。这就等于企业无形中增加了许多专门人才，事半功倍，是用其它办法根本无法实现的。试想，培养或引进一个专门人才需要多少时间和金钱，而且即使培养出来或花大代价引进的人才仍然随时有流失的可能，而知识管理能以最小的代价取得最大的 效益，并且由于知识的积累，这种效益会随着时间的推移越来越高，这就是知识管理的威力。这样的一个过程实际上就是一个知识交流、传递、再生、发展的过程, 是运用集体的智慧提高企业的应变和创新能力的过程，意味着通过实现知识的共享，能在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作，使一个企业能够在任何时间都能利用整个企业的知识资源的最大集来获得真正的竞争优势，而与实际操作的人员基本无关。
